I congressi sono spesso organizzati per radunare una fetta di persone e professionisti di un determinato settore, quali medici, imprenditori, manager. Organizzare un congresso risulta abbastanza impegnativo e bisogna pianificare tutto nei minimi dettagli per la buona riuscita dello stesso.
Organizzare un convegno aziendale: step fondamentali
Come in ogni evento ci sono degli step fondamentali da seguire:
- Budget: Qualsiasi evento che si voglia organizzare comporta una spesa di gestione. Quindi bisogna stabilire il budget, calcolando ogni singola voce. Esistono agenzie di eventi che si occupano proprio di questo. Non dovrete fare altro che contattarli e farvi inviare un preventivo in base alla tipologia dell’evento.
- Scelta della data e della sede: selezionare giorno e location ha la sua notevole importanza in quanto, stabilito il target che si intende abbracciare, potrebbero svolgersi eventi paralleli al vostro nella stessa giornata e potrebbe calare il numero dei partecipanti. Attenzione anche a non sovrapporsi alle ricorrenze e alle festività. Per la scelta della sede ogni città offre tantissime location e sale per questa tipologia di evento.
Il successo di un evento è inoltre strettamente legato a questi semplici passaggi da rispettare in maniera meticolosa:
- effettuare un sopralluogo;
- verificare che ci sia spazio sufficiente per l’area iscrizioni, per le esposizioni e per gli stand;
- informarsi se nelle sue vicinanze vi sia un albergo di buon livello e soprattutto se la zona abbia una buon collegamento con stazioni e metropolitane per facilitare i partecipanti negli spostamenti;
- controllare se nella sala la ventilazione funzioni correttamente (condizionatori, riscaldamenti);
- verificare l’impianto acustico e l’impianto di videoproiezione;
- verificare che vi sia un numero adeguato di sedie;
- verificare che vi sia una sala per un coffee break.
Svolgimento della convention: cose da fare
Preparate una scaletta per fare in modo che si rispettino le vari fasi del congresso in maniera adeguata e fluida. Contattate un numero adeguato di hostess, tre in genere, che si occuperanno di dare il benvenuto ai vostri ospiti e dare loro tutte le informazioni relative al congresso. Redigete relazioni tecniche e slide accattivanti sull’argomento e sugli obiettivi dell’azienda. Prevedete due momenti per un coffee break, importanti per rigenerarsi e incentivare la comunicazione tra gli invitati.
Sponsorizzate il congresso
La promozione del congresso è cruciale. Affidatevi a un’agenzia di comunicazione che gestirà la pubblicità dell’evento, utilizzando i social più popolari e soprattutto più adeguati al vostro target di riferimento. In questo modo, potrete raggiungere un vasto pubblico in poco tempo e garantire il successo del congresso.
Strategia di valutazione
Alla fine del congresso, distribuite un questionario ai partecipanti. Questo strumento fornirà preziosi feedback sullo svolgimento del congresso, la scelta della location e i temi trattati. Così, potrete valutare se il vostro evento è stato un successo e identificare eventuali errori di valutazione, da correggere per migliorare il prossimo congresso.
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